IA na fase preparatória da Lei 14.133: como elaborar DFD, ETP e TR sem perder o controle

Por que a fase preparatória pesa tanto

A Lei 14.133/2021 trata o planejamento como princípio (art. 5º) e define a fase preparatória do processo licitatório como “caracterizada pelo planejamento” (art. 18). Nela se descreve a necessidade com base em estudo técnico preliminar, define-se o objeto, estima-se o valor, preparam-se o edital e a minuta do contrato e analisam-se os riscos que podem comprometer a licitação e a execução.

A lei também atribui à alta administração do órgão a responsabilidade pela governança das contratações, com gestão de riscos e controles internos (art. 11, parágrafo único). Na prática, equipes enxutas precisam produzir mais documentos, com mais qualidade e coerência entre si. É aí que a inteligência artificial pode ajudar, desde que usada com método.

Os documentos, um a um

Documento de formalização da demanda (DFD)

A lei cita os “documentos de formalização de demandas” como base do plano de contratações anual (art. 12, VII). Modelo e conteúdo dependem do regulamento de cada ente. No âmbito federal, o Decreto 10.947/2022 define o DFD como o documento em que a área requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação (art. 2º, IV).

Estudo técnico preliminar (ETP)

É o documento da primeira etapa do planejamento: mostra o interesse público envolvido e a melhor solução para a necessidade (art. 6º, XX). O art. 18, §1º, lista treze elementos. Cinco são obrigatórios em qualquer caso: a descrição da necessidade, a estimativa das quantidades, a estimativa do valor, a justificativa para parcelar ou não a contratação e o posicionamento conclusivo sobre a adequação da contratação (art. 18, §2º). Se algum dos demais faltar, a ausência deve ser justificada.

Análise de riscos

A fase preparatória deve conter “a análise dos riscos que possam comprometer o sucesso da licitação e a boa execução contratual” (art. 18, X). Não confunda com a matriz de riscos, que é uma cláusula do contrato que distribui riscos e responsabilidades entre as partes (art. 6º, XXVII).

Termo de referência (TR)

É o documento necessário para contratar bens e serviços (art. 6º, XXIII). Deve trazer a definição do objeto, com quantitativos e prazo; a fundamentação, com referência ao ETP; a descrição da solução; os requisitos da contratação; o modelo de execução; o modelo de gestão do contrato; os critérios de medição e pagamento; a forma e os critérios de seleção do fornecedor; as estimativas do valor; e a adequação orçamentária.

Pesquisa de preços

Para bens e serviços em geral, o valor estimado pode usar, de forma combinada ou não, cinco parâmetros (art. 23, §1º): o painel de preços ou o banco de preços em saúde do PNCP; contratações similares feitas pela Administração; mídia especializada, tabelas de referência e sítios eletrônicos, com data e hora de acesso; pesquisa direta com no mínimo três fornecedores; e a base nacional de notas fiscais eletrônicas.

Onde a IA realmente ajuda

Primeira versão: transformar o pedido do setor demandante em minutas de ETP e TR que já seguem os elementos dos arts. 6º e 18.
Coerência: manter objeto, quantidades e justificativas iguais em todos os documentos do mesmo processo.
Checagem: apontar elementos obrigatórios do ETP não preenchidos ou sem justificativa.
Padronização: partir dos modelos e cláusulas já aprovados pelo órgão, em vez de começar do zero.
Pesquisa: reunir preços em sítios eletrônicos e registrar fonte, data e hora de cada consulta.

Onde a decisão continua humana

A responsabilidade pela contratação é dos agentes públicos designados, e a lei pede segregação de funções: o mesmo agente não deve atuar ao mesmo tempo em funções mais suscetíveis a riscos (art. 5º e art. 7º, §1º). Revise com atenção especial:

quantitativos e memória de cálculo;
valor estimado e fontes de preço;
exigências de habilitação e critérios de julgamento, que precisam de justificativa (art. 18, IX);
a escolha da solução e o parcelamento;
os riscos identificados e as providências para tratá-los.

Cuide também dos dados: as estimativas de valor do TR devem constar de documento separado e classificado (art. 6º, XXIII, “i”). Não cole informações sigilosas em ferramentas de IA abertas, sem contrato com o órgão.

A IA redige a primeira versão. O servidor confere, decide e assina.

E o plano de contratações anual?

A lei diz que os órgãos “poderão, na forma de regulamento”, elaborar o plano de contratações anual (art. 12, VII). Ou seja: ele é facultativo pela lei, mas o regulamento do município pode torná-lo obrigatório. Quando existe, o plano deve ser divulgado em sítio eletrônico oficial (art. 12, §1º), e o ETP prevê a demonstração do alinhamento da contratação a ele (art. 18, §1º, II).

Mesmo onde não é exigido, o plano ajuda: cada demanda nasce com calendário, orçamento e prioridade, e o setor de compras consegue agrupar pedidos semelhantes. As normas federais sobre o tema, como o Decreto 10.947/2022 e as instruções normativas da Seges, valem para a administração federal. O município segue o próprio regulamento.

Checklist para começar

Leia o regulamento municipal da Lei 14.133: ele define o plano de contratações, os modelos de documentos e as regras de pesquisa de preços.
Mapeie as demandas recorrentes de cada secretaria e agrupe as que podem ser planejadas juntas.
Padronize modelos de DFD, ETP e TR com as cláusulas e orientações da assessoria jurídica do órgão.
Defina por escrito quem elabora, quem revisa e quem aprova cada documento, respeitando a segregação de funções.
Registre fonte, data e hora de cada preço pesquisado.
Centralize o processo em um fluxo com histórico de quem fez o quê e quando.

Como o PAC apoia esse fluxo

No PAC, da Web Brain, o setor demandante cadastra o pedido de bens ou serviços pela internet, a plataforma faz busca automatizada de preços na internet e a inteligência artificial gera minutas de ETP, TR e edital a partir de modelos atualizados. O processo tramita com prazos, notificações, histórico e assinaturas digitais, e as propostas podem ser recebidas pela própria plataforma.

As minutas são o ponto de partida. O conteúdo final, as escolhas técnicas e a assinatura são da equipe do órgão.

Referências

Fontes oficiais conferidas na revisão de 13/10/2026. Normas mudam: confira sempre a versão vigente e a regulamentação do seu município. Este conteúdo é informativo e não substitui a orientação da assessoria jurídica ou do controle interno do órgão.